POLITIQUE D’HÔPITEL RELATIVE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS  
     
 

Hôpitel accorde une importance primordiale aux liens établis avec ses clients, fournisseurs et employés. Nous croyons fermement que la confidentialité des renseignements personnels obtenus en raison de ces liens doit être maintenue. Pour illustrer cet engagement, nous avons élaboré un code de déontologie relatif à la protection des renseignements personnels qui dicte comment s’opèrent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels nécessaires à la bonne conduite de nos activités.

Notre code de déontologie est fondé sur les principes dictés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE). Il est conçu pour que l’objectif qui sous tend la collecte de tels renseignements soit clairement défini, pour que l’on ait obtenu le consentement nécessaire à leur collecte et à leur utilisation et pour que des mesures de protection soient mises en place pour les protéger. Le milieu des affaires change et il en va ainsi des critères s’appliquant à la collecte des renseignements personnels. Par conséquent, ce code et les politiques internes qui y sont associées pourraient être révisés pour mieux répondre aux besoins du milieu des affaires et se conformer aux nouvelles lois et politiques.

Que sont les renseignements personnels?
Tout renseignement devient personnel quand il qualifie une personne pouvant être identifiée, qu’il s’agisse de ses origines ethniques, de sa religion, de son état matrimonial, de sa santé, de son occupation ou de sa scolarité. Les renseignements diffusés publiquement tels que les numéros de téléphone, les adresses et les noms de personnes ne sont pas considérés personnels.

Responsabilité
Hôpitel est responsable des renseignements personnels qui sont sous sa garde. Nous avons établi des procédures internes et, le cas échéant, des ententes contractuelles avec les parties externes en vue de protéger ces renseignements. La direction d’Hôpitel suit de près le respect du code de déontologie et fait tout en son pouvoir pour aider le personnel à comprendre et mettre en œuvre ces procédures, ainsi que pour répondre aux demandes des clients et employés concernant la protection des renseignements personnels.

Préciser les objectifs
L’objectif qui sous-tend la collecte de renseignements personnels est divulgué au moment de recueillir ces renseignements. Si des renseignements personnels doivent être utilisés dans une fin autre que celle d’abord précisée, Hôpitel sollicitera auparavant le consentement de la personne concernée.

En règle générale, Hôpitel recueille des renseignements personnels pour les fins suivantes :

• Fournir des services de divertissement et de communication aux patients et résidents des établissements de santé et lui permettre de faire la collecte de sommes dues, de rectifier des erreurs de facturation ou d’émettre un remboursement par suite de la prestation de tels services
• Mener des sondages sur la satisfaction de la clientèle dans le but d’améliorer les produits existants et services offerts et pour connaître les produits et services en demande
• Offrir des terminaux de point de vente et des sites de connectivité réseau aux marchands et élaborer des ententes de location à long terme
• Permettre le traitement de transactions automatisées
• Rémunérer les employés et opérer un suivi du rendement et des avantages sociaux conformément aux lois provinciales et fédérales en vigueur
• Se conformer aux autres exigences réglementaires et légales

Consentement
Hôpitel sollicite le consentement de la personne concernée avant de recueillir, utiliser ou divulguer tout renseignement personnel à son sujet, sauf quand la Loi sur la protection des renseignements personnels ou toute autre loi l’autorise ou l’oblige à le faire sans avoir obtenu de consentement. Selon les circonstances, le consentement peut être exprès ou implicite. L’objectif qui sous-tend la collecte de renseignements personnels est transmis en termes compréhensibles pour que la personne concernée puisse fonder sa décision sur de l’information valable.

Le consentement peut être retiré à tout moment, dépendant de restrictions de nature légale ou contractuelle, sur réception d’un avis adéquat. Sur le retrait de son consentement, Hôpitel avise la personne concernée des conséquences de son retrait, lequel pourrait entraîner l’incapacité d’Hôpitel de continuer à offrir des services à cette personne.

Limite appliquée à la collecte de renseignements
Hôpitel limite la collecte de renseignements à ceux qui sont raisonnablement nécessaires à la prestation d’un service ou à la fourniture d’un produit et aux fins pour lesquelles la personne a consenti.

Limite appliquée à l’utilisation, la divulgation et la rétention de renseignements
Les renseignements ne sont pas utilisés, divulgués ni conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire à ces fins et conformément aux lois gouvernementales. Dans la plupart des cas, les renseignements personnels sont conservés le temps nécessaire au traitement ou à la correction d’une transaction. Les renseignements personnels devenus inutiles pour les fins définies sont détruits, effacés ou rendus anonymes.

Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être divulgués à des tierces parties sans le consentement de la personne concernée. Hôpitel pourrait agir ainsi pour les motifs suivants :

• En réponse à une urgence qui met en péril la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée
• Se soumettre à un mandat, une ordonnance ou un assignation à comparaître émis par un tribunal ou par tout autre organisme ayant un pouvoir judiciaire
• Quand Hôpitel a des raisons de croire que les renseignements pourraient servir à enquêter par suite de la violation d’une loi fédérale, provinciale ou étrangère et que ces renseignements seraient utiles à l’enquête
• Tout autre situation possible en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Exactitude
Hôpitel ne ménage aucun effort pour maintenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Les personnes concernées sont invitées à aviser Hôpitel de tout changement à ces renseignements qui pourraient s’appliquer aux services offerts par Hôpitel.

Mesures de protection
Hôpitel protège tous les renseignements personnels qu’il a en sa possession par le biais d’arrangements raisonnables destinés à empêcher les accès, la collecte, la copie, l’utilisation, la divulgation et la modification non autorisées de ces renseignements. Les mesures de protection mises en place par Hôpitel sont physiques (p. ex. aires de rangement verrouillées et à accès restreint), organisationnelles (p. ex. accès restreint aux ordinateurs) et technologiques (p. ex. mots de passe et pare-feu).

Nos employés sont sensibilisés sur l’importance de traiter les dossiers client en toute confidentialité et ont reçu pour directive de s’assurer que les renseignements sont consultés et utilisés pour les fins commerciales établies seulement et divulgués seulement aux parties auxquelles nous sommes liés, soit par contrat, soit par d’autres moyens raisonnables, cela en assurant la même qualité de protection des renseignements.

Transparence
Hôpitel fait preuve de transparence en ce qui concerne les procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels en vertu de ce code de déontologie.

La version la plus récente de ce code de déontologie est publiée sur notre site Internet. Vous pouvez également en réclamer une copie en écrivant au Service de la déontologie et de la protection des renseignements d’Hôpitel à l’adresse figurant ci-dessous.

Accès aux renseignements individuels
Les personnes désirant consulter ou vérifier les renseignements personnels qui les concernent doivent présenter une demande écrite à Hôpitel à l’adresse figurant ci-dessous. Après avoir vérifié l’identité du requérant, Hôpitel envoie dans les trente jours la description des utilisations faites des renseignements et la liste des entités les ayant reçus. Hôpitel pourrait exiger certains renseignements du requérant en vue de valider son identité et répondre à la requête moyennant certains frais raisonnables. Le montant approximatif de ces frais est fourni au requérant sur sa demande.

Les renseignements jugés inexacts ou incomplets par le requérant sont rapidement mis à jour après réception de documents faisant foi de cette information par Hôpitel.

À certaines occasions, Hôpitel pourrait ne pas être en mesure de permettre l’accès à des renseignements personnels, en particulier quand :

• les renseignements font référence à des renseignements portant sur d’autres personnes
• les renseignements ne peuvent être divulgués pour des motifs légaux, commerciaux ou de sécurité
• les renseignements sont protégés par le secret professionnel

Conformité envers la loi
Hôpitel invite ses clients et consommateurs à lui faire parvenir tout commentaire relatif à sa conformité envers les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toute personne ayant une question ou un commentaire au sujet du traitement des renseignements personnels par Hôpitel peut s’adresser par écrit au Service de la déontologie et de la protection des renseignements à l’adresse figurant ci-dessous. Toute plainte jugée justifiée sera suivie des mesures appropriées y compris, le cas échéant, l’amendement des politiques et pratiques d’Hôpitel.

Protection des consultations en ligne sur notre site Internet
Hôpitel recueille certains renseignements sur l’utilisation de notre site Internet par les internautes, cela dans l’intention de le rendre plus intéressant et utile. Nous vous invitons à naviguer sur notre site Internet en tout anonymat et à tout moment sans révéler de renseignements personnels.

Quelques activités exigent la collecte de renseignements permettant d’identifier une personne, par exemple les transactions de location de téléviseurs ou de services de téléphonie traitées par l’intermédiaire de notre site Internet ainsi que les demandes de renseignements transmises par le biais de notre site Internet. Chaque fois que l’on recueille des renseignements permettant de vous identifier, vous en êtes avisé du fait que vous aurez choisi de fournir ces renseignements

Hôpitel permet à sa clientèle de louer des produits et des services directement de son site Internet. Nous ne recueillons que les renseignements permettant de vous identifier qui sont requis pour le traitement de votre commande. Les services d’une tierce partie fournisseur du paiement sont utilisés pour traiter les paiements faits en ligne. Vous devez vous-même communiquer les renseignements concernant votre carte de crédit à ce fournisseur et ces renseignements sont ensuite mis à la disponibilité d’Hôpitel.
Les renseignements personnels fournis pour faciliter le paiement de vos commandes sont transmis en vertu d’un protocole SSL (Secure Sockets Layer), technologie servant à protéger les renseignements personnels des interceptions ou des utilisations frauduleuses. Néanmoins, la transmission de données par Internet n’est pas toujours entièrement sécuritaire. Par conséquent, même si notre site Internet est maximisé en vue d’assurer la protection des renseignements personnels, il nous est impossible de garantir l’entière sécurité de la transmission des renseignements et vous acceptez de le faire à vos risques.

Adresse IP
L’adresse IP des internautes qui visitent notre site est parfois retenue de telle sorte que nous puissions associer cette adresse à la demande des requérants. Cette adresse ne permet pas d’identifier qui que ce soit.

Renseignements anonymes
Les renseignements anonymes sont ceux que l’on ne peut associer à quiconque en particulier. Nos serveurs web recueillent automatiquement ce type de renseignements quand l’on consulte notre site Internet. Ces renseignements peuvent porter sur les pages visitées, le contenu téléchargé, le type de fureteur utilisé et le degré de chiffrement autorisé par ce fureteur.

Ces renseignements sont colligés et cumulés. Aucun renseignement personnel n’est associé aux statistiques produites. Nous utilisons ces renseignements pour déterminer le type d’information le plus utile à nos clients en vue d’améliorer notre site Internet et faciliter l’accès aux renseignements par nos clients.

Témoins (cookies)
Notre site Internet élabore des statistiques sous forme de données cumulées sur la visite de nos sites grâce à des témoins, courts fichiers de texte contenant un numéro d’identification unique par lequel nos serveurs identifient votre fureteur. Ces petits fichiers font en sorte que nos sites Internet retiennent les renseignements importants qui rendent votre visite plus agréable.

Les témoins renseignent sur les pages visitées, le nombre de visiteurs, le temps moyen de la visite et d’autres statistiques utiles concernant l’utilisation d’un site Internet. Ils contribuent à l’amélioration de la navigation en ligne sur notre site Internet. Nous utilisons ces statistiques pour mieux comprendre l’utilisation de notre site par les internautes, pour en faciliter la visite, pour en gérer l’efficacité et pour l’améliorer.

Les témoins aident les internautes en permettant de les reconnaître grâce aux paramètres de navigation en leur évitant de saisir leur mot de passe et leurs préférences chaque fois qu’ils visitent un site. En fait, les témoins permettent de gagner du temps.

Hôpitel n’associe jamais de renseignements recueillis par un témoin avec des renseignements personnels.

Les témoins sont couramment utilisés par les entreprises. La plupart des sites Internet importants y ont recours et la plupart des fureteurs importants sont configurés pour les accepter. Il est possible de configurer les fureteurs pour qu’ils acceptent ou rejettent tous les témoins et pour qu’ils avisent l’utilisateur à la réception d’un témoin.

Il n’est pas nécessaire d’accepter les témoins pour visiter notre site Internet. Cependant, si vous les rejetez, votre visite (ainsi que celle d’autres sites) pourrait s’en trouver affectée et vous pourriez ne pas avoir accès à certaines fonctions.

Comment protéger vos renseignements
Les renseignements transmis sur notre site Internet sont conservés en toute sécurité et confidentialité dans un endroit sécuritaire protégé des accès non autorisés. Nous disposons de moyens techniques, administratifs et physiques destinés à protéger les renseignements personnels contre les pertes, l’utilisation inadéquate ainsi que l’accès et la divulgation non autorisés.

Liens vers d'autres sites Internet
Ce site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites non assujettis à notre politique de protection des renseignements personnels. Sachez qu’Hôpitel n’est pas responsable des pratiques des autres sites en matière de protection des renseignements personnels. Notre politique ne s’applique qu’aux renseignements recueillis sur notre site.

Quand vous cliquez sur l’un des liens proposés, vous êtes redirigé vers un autre site Internet. Assurez-vous de lire la politique relative à la confidentialité, y compris les clauses, de chaque autre site visité pour vous familiariser avec le traitement des renseignements personnels proposé. Hôpitel fournit ces liens pour des raisons de commodité seulement. Le fait de les inclure à notre site ne signifie pas que nous en faisons la promotion, que nous les avons vérifiés ni que nous les avons approuvés, qu’il s’agisse du site proprement dit ou des produits, services et publications qui y figurent.

Adressez toute correspondance au sujet de cette politique relative à la protection des renseignements personnels au :

Hôpitel Inc.
8225, rue Labarre
Montréal (Québec) H4P 2E6
Canada

A l'attention du :
Département des normes de la confidentialité
1 866-MEDITEL

ou par courriel

privacy@hopitel.com