POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ D’HÔPITEL


Nous accordons une importance primordiale aux liens établis avec nos clients, nos fournisseurs et nos employés. C’est pourquoi nous sommes déterminés à assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis dans le cadre de ces relations. Pour illustrer cet engagement, nous avons élaboré un code de déontologie relatif à la protection des renseignements personnels qui dicte la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels rassemblés par l’entremise de nos activités.

Notre code de déontologie est fondé sur les principes dictés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE). Il est conçu pour que l’objectif qui sous tend la collecte de tels renseignements soit clairement défini, pour que l’on ait obtenu le consentement nécessaire à leur collecte et à leur utilisation et pour que des mesures de protection soient mises en place pour les protéger. Le milieu des affaires change et il en va ainsi des critères s’appliquant à la collecte des renseignements personnels. Par conséquent, ce code et les politiques internes qui y sont associées pourraient être révisés pour mieux répondre aux besoins du milieu des affaires et se conformer aux futures lois et politiques en la matière.

Définition de renseignements personnels
Tout renseignement devient personnel lorsqu’il permet l’identification d’une personne, qu’il s’agisse de ses origines ethniques, de sa religion, de son état matrimonial, de sa santé, de son occupation ou de sa scolarité. Les renseignements diffusés publiquement tels que les numéros de téléphone, les adresses et les noms de personnes ne sont pas considérés comme personnels.

Responsabilité
Hôpitel est responsable des renseignements personnels qui sont sous sa garde. Pour honorer cette responsabilité, nous avons établi des procédures internes et, au besoin, des ententes contractuelles avec les parties externes en vue de protéger ces renseignements. La direction d’Hôpitel suit de près le respect du code de déontologie et fait tout en son pouvoir pour aider le personnel à comprendre et mettre en œuvre ces procédures, ainsi que pour répondre aux demandes des clients et employés concernant la protection des renseignements personnels.

Usages des données recueillies
L’objectif qui sous-tend la collecte de renseignements personnels est divulgué au moment de recueillir ces renseignements. Si des renseignements personnels doivent être utilisés dans une fin autre que celle d’abord précisée, Hôpitel sollicitera auparavant le consentement de la personne concernée.

En règle générale, Hôpitel recueille des renseignements personnels pour les fins suivantes :
-Fournir des services de divertissement et de communication aux patients et aux résidents des établissements de santé et lui permettre de faire la collecte de sommes dues, de rectifier des erreurs de facturation ou d’émettre un remboursement par suite de la prestation de tels services.
-Mener des sondages sur la satisfaction de la clientèle dans le but d’améliorer les produits existants et les services offerts et pour définir la demande pour de tels produits ou services.
-Offrir des terminaux de point de vente et des sites de connectivité réseau aux marchands et élaborer des ententes de location.
-Permettre le traitement de transactions automatisées.
-Rémunérer les employés et effectuer un suivi du rendement et des avantages sociaux conformément aux lois provinciales et fédérales en vigueur.
-Se conformer aux autres exigences réglementaires et légales.

Consentement
Hôpitel sollicite le consentement de la personne concernée avant de recueillir, utiliser ou divulguer tout renseignement personnel à son sujet, sauf quand la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ou toute autre loi l’autorise ou l’oblige à le faire sans avoir obtenu de consentement. Selon les circonstances, le consentement peut être exprès ou implicite. L’objectif qui sous-tend la collecte de renseignements personnels est transmis en termes compréhensibles pour que la personne concernée puisse fonder sa décision sur une information valable. Le consentement peut être retiré à tout moment au moyen d’un avis adéquat, tout dépendant des restrictions de nature légale ou contractuelle. Si une personne retire son consentement, Hôpitel l’avise des conséquences de son retrait, lequel pourrait faire en sorte qu’Hôpitel ne soit plus en mesure de lui offrir des services.

Limite appliquée à la collecte de renseignements
Hôpitel limite la collecte de renseignements aux données raisonnablement nécessaires à la prestation d’un service ou à la fourniture d’un produit et aux fins pour lesquelles la personne a consenti.

Limite appliquée à l’utilisation, la divulgation et la rétention de renseignements
Les renseignements ne sont pas utilisés, divulgués, ni conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire à ces fins et conformément aux lois gouvernementales. Dans la plupart des cas, les renseignements personnels sont conservés le temps nécessaire au traitement ou à la correction d’une transaction. Les renseignements personnels devenus inutiles pour les fins définies sont détruits, effacés ou rendus anonymes.

Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être divulgués à des tierces parties sans le consentement de la personne concernée. Hôpitel pourrait agir ainsi dans les circonstances suivantes :
- Pour répondre à une urgence qui met en péril la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.
- Pour se soumettre à un mandat, une ordonnance ou une assignation à comparaître émis par un tribunal ou par tout autre organisme ayant un pouvoir judiciaire.
- Quand Hôpitel a des raisons de croire que les renseignements pourraient servir à enquêter par suite de la violation d’une loi fédérale, provinciale ou étrangère et que ces renseignements seraient utiles à l’enquête.
- Toute autre situation possible en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Exactitude
Hôpitel ne ménage aucun effort pour maintenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Les personnes concernées sont invitées à aviser Hôpitel de tout changement à ces renseignements qui pourraient s’appliquer aux services offerts par Hôpitel.

Mesures de protection
Hôpitel protège tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession par l’entremise d’arrangements raisonnables destinés à empêcher les accès, la collecte, la copie, l’utilisation, la divulgation et la modification non autorisés de ces renseignements. Les mesures de protection mises en place par Hôpitel sont physiques (p. ex. aires de rangement verrouillées et à accès restreint), organisationnelles (p. ex. accès restreint aux ordinateurs) et technologiques (p. ex. mots de passe et pare-feu).

Nos employés sont sensibilisés à l’importance de traiter les dossiers des clients en toute confidentialité et ont reçu pour directive de s’assurer que les renseignements sont consultés et utilisés pour les fins commerciales établies seulement et divulgués uniquement aux parties auxquelles nous sommes liés, soit par contrat, soit par d’autres moyens raisonnables, le tout en assurant la même qualité de protection des renseignements.

Transparence
Hôpitel fait preuve de transparence en ce qui concerne les procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels en vertu de ce code de déontologie.

La version la plus récente de ce code de déontologie est publiée sur notre site Internet. Vous pouvez également en réclamer une copie en écrivant au Service de la déontologie et de la protection des renseignements d’Hôpitel à l’adresse figurant ci-dessous.

Accès aux renseignements par des particuliers
Les personnes désirant consulter ou vérifier les renseignements personnels qui les concernent doivent présenter une demande écrite à Hôpitel à l’adresse figurant ci-dessous. Après avoir vérifié l’identité du requérant, Hôpitel envoie dans les trente jours la description des utilisations faites des renseignements et la liste des organisations les ayant reçus. Hôpitel pourrait exiger certains renseignements du requérant en vue de valider son identité et répondre à la requête. Elle pourrait également imposer certains frais raisonnables pour transmettre les renseignements demandés. Une estimation de ces frais peut être fournie au requérant s’il en fait la demande.

Les renseignements jugés inexacts ou incomplets par le requérant seront rapidement mis à jour après réception de documents faisant foi des données exactes par Hôpitel.

Dans certains cas, Hôpitel pourrait ne pas pouvoir autoriser l’accès à des renseignements personnels, notamment dans les situations suivantes : - les renseignements font référence à des données portant sur d’autres personnes;
- les renseignements ne peuvent être divulgués pour des motifs légaux, commerciaux ou de sécurité;
- les renseignements sont protégés par le secret professionnel.

Conformité envers la loi
Hôpitel recueille certains renseignements sur l’utilisation de notre site Internet par les internautes afin de le rendre plus intéressant et plus utile. Vous pouvez naviguer sur notre site Internet en tout anonymat et à tout moment sans révéler de renseignements personnels.

Quelques activités exigent la collecte de renseignements permettant d’identifier une personne, par exemple les transactions liées à location de téléviseurs ou au service de téléphonie traitées par l’intermédiaire de notre site Internet ainsi que les demandes de renseignements transmises par l’entremise de notre site Internet. Chaque fois que des renseignements permettant de vous identifier seront recueillis, vous en serez avisé puisque vous aurez choisi de fournir ces renseignements.

Hôpitel permet à sa clientèle de louer des produits et des services directement de son site Internet. Nous ne recueillons que les renseignements permettant de vous identifier qui sont requis pour le traitement de votre commande. Les services d’un fournisseur de services tiers sont utilisés pour traiter les paiements faits en ligne. Vous devez vous-même communiquer les renseignements concernant votre carte de crédit à ce fournisseur et ces renseignements sont ensuite mis à la disponibilité d’Hôpitel.

Les renseignements personnels fournis pour faciliter le paiement de vos commandes sont transmis en vertu d’un protocole SSL (Secure Sockets Layer), une technologie qui sert à protéger les renseignements personnels des interceptions ou des utilisations frauduleuses. Néanmoins, il est impossible d’assurer une transmission entièrement sécuritaire des données par Internet. Par conséquent, même si notre site Internet est maximisé en vue d’assurer la protection des renseignements personnels, il nous est impossible de garantir l’entière sécurité de la transmission des renseignements et vous acceptez de le faire à vos risques.

Adresse IP
L’adresse IP des internautes qui visitent notre site est parfois retenue de telle sorte que nous puissions associer cette adresse à la demande des requérants. Cette adresse ne permet pas d’identifier qui que ce soit.

Données anonymes
Les renseignements anonymes sont ceux qu’il est impossible d’associer à qui que ce soit. Nos serveurs Web recueillent automatiquement ce type de renseignements quand notre site Internet est consulté. Ces renseignements peuvent porter sur les pages visitées, le contenu téléchargé, le type de fureteur utilisé et le degré de chiffrement autorisé par ce fureteur.

Ces renseignements sont colligés et cumulés. Aucun renseignement personnel n’est associé aux statistiques produites. Nous utilisons ces renseignements pour déterminer le type de données le plus utile à nos clients en vue d’améliorer notre site Internet et de faciliter l’accès aux renseignements qui s’y trouvent.

Témoins
Notre site Internet élabore des statistiques sous forme de données cumulées sur la visite de nos sites grâce à des témoins qui, par un numéro d’identification unique, permettent à nos serveurs d’identifier votre fureteur. Ces petits fichiers de texte font en sorte que nos sites Internet retiennent les renseignements importants qui rendent votre visite plus agréable.

Les témoins renseignent sur les pages visitées, le nombre de visiteurs, le temps moyen de la visite et d’autres statistiques utiles concernant l’utilisation d’un site Internet. Ils contribuent à l’amélioration de la navigation en ligne sur notre site Internet. Nous utilisons ces statistiques pour mieux comprendre l’utilisation de notre site par les internautes, pour en faciliter la visite, pour en gérer l’efficacité et pour l’améliorer.

Les témoins aident les internautes en permettant de les reconnaître grâce aux paramètres de navigation en leur évitant de saisir leur mot de passe et leurs préférences chaque fois qu’ils visitent un site. En fait, les témoins permettent de gagner du temps.

Hôpitel n’associe jamais de renseignements recueillis par un témoin avec des renseignements personnels.

Les témoins sont couramment utilisés par les entreprises. La plupart des sites Internet importants y ont recours et la plupart des fureteurs importants sont configurés pour les accepter. Il est possible de configurer les fureteurs pour qu’ils acceptent ou rejettent tous les témoins et pour qu’ils avisent l’utilisateur à la réception d’un témoin. Il n’est pas nécessaire d’accepter les témoins pour visiter notre site Internet. Cependant, si vous les rejetez, votre visite (ainsi que celle d’autres sites) pourrait s’en trouver affectée et vous pourriez ne pas avoir accès à certaines fonctions.

Protection de vos données personnelles
Les renseignements transmis sur notre site Internet sont conservés en toute sécurité et confidentialité au sein d’installations sûres, protégées des accès non autorisés. Nous disposons de moyens techniques, administratifs et physiques destinés à protéger les renseignements personnels contre les pertes, l’utilisation inadéquate ainsi que l’accès et la divulgation non autorisés.

Liens vers d’autres sites Web
Ce site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites non assujettis à notre politique de protection des renseignements personnels. Sachez qu’Hôpitel n’est pas responsable des pratiques des autres sites en matière de protection des renseignements personnels. Notre politique ne s’applique qu’aux renseignements recueillis sur notre site.

Quand vous cliquez sur l’un des liens proposés, vous êtes redirigé vers un autre site Internet. Assurez-vous de lire la politique relative à la confidentialité, y compris les clauses, de chaque autre site visité pour vous familiariser avec le traitement des renseignements personnels proposé. Hôpitel fournit ces liens pour des raisons de commodité seulement. Le fait de les inclure à notre site ne signifie pas que nous en faisons la promotion, que nous les avons vérifiés, ni que nous les avons approuvés, qu’il s’agisse du site proprement dit ou des produits, services et publications qui y figurent.

VEUILLEZ ADRESSER TOUTE CORRESPONDANCE AU SUJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ À L’ADRESSE SUIVANTE :
Hôpitel Inc.
À l’attention de : Service de la protection de la vie privée
8225 rue Labarre
Montréal H4P 2E6
Québec, Canada

"Hôpitel a pour mission d’offrir des produits et des services qui, en définitive, améliorent l’expérience des patients à un coût raisonnable pour ces derniers, tout en offrant des systèmes et des applications rentables aux établissements hospitaliers qu’elle sert pour accroître la productivité de leur personnel et leurs capacités générales."